Informativa Privacy

COME UTILIZZIAMO I SUOI DATI

Informativa dello studio notarile MANUELA MAGAGLIO

art. 13 del Regolamento UE n. 679/2016 GDPR e dell’art. 13 D. Lgs. n. 196/2003 Codice in materia di protezione dei dati personali (cosiddetta Legge Privacy)

testo a cura del Consiglio Nazionale del Notariato

Il notaio è un pubblico ufficiale che ha istituzionalmente un ruolo di garanzia ed imparzialità; ha il compito di dare pubblica fede agli atti tra privati ed alle informazioni in essi contenute, in modo che chiunque vi possa fare affidamento. Assicura nel contempo il controllo di legalità degli atti ed una qualificata assistenza giuridica, diretta a far sì che gli atti stipulati realizzino per quanto consentito il risultato voluto dalle Parti.

La raccolta dei dati

Per svolgere la sua funzione, il notaio deve utilizzare alcuni dati che riguardano Lei e le eventuali altre parti interessate. Si tratta di informazioni personali e/o patrimoniali che saranno trattate in modo sia elettronico che manuale. Le informazioni possono essere fornite direttamente da Lei o da altro interessato, oppure raccolte presso terzi, per lo più rivolgendosi ad archivi prevalentemente tenuti da soggetti pubblici, e più raramente privati.

A seconda della natura dell'incarico, il notaio consulterà quindi (o farà consultare) il Catasto, i Registri Immobiliari, il Registro delle Imprese, lo Stato Civile, l'Anagrafe ed altri analoghi Pubblici Registri, ricavandone le informazioni che occorrono per il corretto espletamento dell'incarico. I registri consultati possono in qualche caso trovarsi all'estero, ad esempio qualora il notaio sia richiesto di ricevere un atto ove intervenga una società straniera.

Tali informazioni, raccolte nella misura strettamente necessaria alla funzione notarile, all’incarico ricevuto ed ai conseguenti adempimenti contabili, fiscali e assicurativi, saranno conservate presso lo studio per il periodo stabilito delle rispettive normative di settore (ad esempio: legge notarile per gli atti originali, codice civile per gli adempimenti pubblicitari, normativa fiscale e tributaria per i dati di fatturazione e contabilità, normativa antiriciclaggio per le informazioni relative all’adeguata verifica); senza tali informazioni il notaio non potrà svolgere l'incarico affidatogli. I dati che La riguardano sono acquisiti di volta in volta per quanto necessario ai fini dei singoli atti o delle singole operazioni, cui restano associati nei nostri archivi, sia cartacei che informatici. Per taluni servizi utilizziamo soggetti di nostra fiducia, in qualità di responsabili del trattamento, che svolgono per nostro conto compiti di natura tecnica e/o organizzativa. Il loro elenco è costantemente aggiornato e può consultarlo agevolmente e gratuitamente chiedendolo al personale di studio.

La comunicazione dei dati

Il notaio è a sua volta tenuto a comunicare determinati dati a soggetti pubblici: ciò avviene solo nei casi previsti dalla Legge ed attenendosi strettamente alle modalità dalla Legge previste. I dati trasmessi andranno per lo più ad aggiornare quegli stessi registri pubblici dai quali è stata tratta la maggior parte dei dati che riguardano Lei e le eventuali altre parti interessate all'atto.

Le trasmissioni avvengono in forma prevalentemente telematica attraverso dati strutturati, avvalendosi degli strumenti informatici e telematici installati presso lo studio; i notai italiani hanno realizzato un'apposita rete telematica riservata e protetta, a copertura nazionale, ed un sistema esclusivo di firma digitale, governato da una propria Autorità di Certificazione, onde garantire ai cittadini la massima sicurezza anche in tale ambito.

I dati personali saranno ad esempio comunicati dati:

• all'Agenzia delle Entrate già ufficio del registro (Ministero dell’Economia e Finanze) al fine della registrazione fiscale del contratto;
• all'Ufficio del Territorio già conservatoria dei registri immobiliari e ufficio del catasto (Ministero dell’Economia e Finanze) al fine della trascrizione del contratto e della sua volturazione;
• all’Ufficio dello stato civile, per le formalità di competenza (ad esempio l’annotazione a margine dell’atto di matrimonio della convenzione di separazione dei beni);
• al Registro delle Imprese, per le costituzioni di società di persone e di capitali, le modifiche di statuti e patti, le cessioni di quote sociali ed analoghe operazioni.

Gli archivi dei singoli Pubblici Uffici sono accessibili con specifiche modalità regolate direttamente dalla Legge; prevalentemente si tratta di Pubblici Registri consultabili da chiunque.

Il notaio, nella sua qualità di titolare del trattamento non ha l'intenzione di trasferire i suoi dati personali a un paese terzo.

I dati personali dei clienti dello studio notarile verranno inoltre raccolti e trattati anche in forma strutturata per gli adempimenti della normativa antiriciclaggio ed antiterrorismo (D.Lgs. 109/2007 e 231/2007, norme di attuazione, integrazioni e modifiche) e le successive elaborazioni da parte dei Soggetti pubblici competenti.

Categorie particolari di dati personali

Ai sensi degli articoli 9 e 10 del Regolamento UE n. 2016/679, Lei potrebbe conferire, al notaio per l’esecuzione dell’incarico dati qualificabili come “categorie particolari di dati personali” e cioè quei dati che rivelano “l'origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l'appartenenza sindacale, nonché dati genetici, dati biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all’orientamento sessuale della persona” o dati dati personali relativi a condanne penali e reati richiesti per legge. Tali categorie di dati potranno essere trattate solo previo Suo libero ed esplicito consenso, manifestato in forma scritta in calce alla presente informativa, o ai sensi dell’art.9, paragrafo 2, lettere f) e g) del Regolamento UE n. 2016/679, senza tali informazioni il notaio non potrà svolgere l'incarico affidatogli.

Esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione

Il notaio non adotta alcun processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione di cui all’art. 22, paragrafi 2 e 4 del Regolamento UE n. 2016/679.

Dati erronei o non aggiornati

Lei ha diritto di accedere in ogni momento ai dati personali che La riguardano. Allo stesso modo può richiedere la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che la riguardano o di opporsi per motivi legittimi ad un loro specifico trattamento, oltre al diritto alla portabilità dei dati ed alla revoca del consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca e fatto salvo quanto di seguito specificato per il diritto alla cancellazione, ha inoltre il diritto di proporre reclamo all'autorità di controllo individuata dalla legge italiana.

Diritto alla cancellazione (c.d. diritto all’oblio)

L'atto notarile, come ogni altro analogo documento pubblico destinato a pubblici archivi, deve essere conservato inalterato nel tempo nel suo tenore originario, pertanto i dati personali conferiti per l’incarico professionale non potranno essere cancellati ove siano stati riportati in registri o atti tenuti secondo la Legge Notarile (L. 89/1913 e s.m.i.), in quanto acquisiti:

* per l'adempimento di un obbligo legale che richieda il trattamento;

* nell'esercizio di pubblici poteri di cui è investito il titolare del trattamento;

* ai fini di archiviazione nel pubblico interesse;

* per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria. "

Per lo stesso motivo ogni successiva modifica dei dati ivi contenuti non dovrà e non potrà comportare modifica dell'atto, ma sarà documentata con le modalità sue proprie. Il trasferimento di residenza, ad esempio, sarà comunicato all'Anagrafe ma non comporta modifica dell’atto notarile. Allo stesso modo, concluso il pagamento di un mutuo ipotecario non si distruggerà il relativo atto, né si eseguirà su di esso alcuna annotazione, ma dell'estinzione della garanzia che assiste il debito si potrà dare pubblicità presso i Registri Immobiliari seguendo le procedure previste dalla Legge.

Qualora gli atti notarili richiedano, invece, di essere corretti a causa dell’obiettiva erroneità di alcuni loro elementi, la rettifica potrà essere eseguita solo con un ulteriore atto notarile.

Come anticipato, Titolare del trattamento dei Suoi dati è il notaio Manuela Magaglio. con studio in Milano, via Vincenzo Monti n.41, e studio secondario a Bollate, via 4 Novembre n.92,  al quale potrà indirizzare ogni richiesta.

INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI BIOMETRICI RILASCIATI DALLE PARTI MEDIANTE LA SOTTOSCRIZIONE ELETTRONICA DI DOCUMENTO INFORMATICO.

(Art. 13 del Regolamento UE n. 679/2016  GDPR e art…13 .D.Lgs. n. 196/2003 - Codice privacy)

Nel rispetto della normativa sulla privacy, si desidera informare gli interessati che la redazione degli atti notarili può avvenire, oltre che sul tradizionale supporto cartaceo, anche con modalità informatiche (in alcuni casi, obbligatorie per legge) e che i documenti redatti dal notaio con procedure informatiche possono essere sottoscritti, ove la persona (parte dell’atto) ne abbia la disponibilità, mediante dispositivo di firma digitale od elettronica qualificata, oppure, ove l’interessato lo desideri, attraverso il sistema di firma elettronica (c.d. “firma grafometrica”) messo gratuitamente a disposizione dal notaio, che prevede l’acquisizione, oltre dell’immagine della firma autografa rilasciata con un pennino su apposito dispositivo (es.: tablet), anche di alcuni dati personali ulteriori, ottenuti mediante la rilevazione e misurazione di alcuni parametri comportamentali relativi alla medesima firma apposta sul dispositivo (come posizione, pressione, inclinazione, tempo, velocità e accelerazione del pennino).

Si tratta dei cosiddetti dati “biometrici” o “grafometrici" che sono ricavabili anche dalle modalità di apposizione della firma con una penna ad inchiostro sulla carta e che, in genere, servono per eventuali perizie calligrafiche (nell’ipotesi in cui vi sia un contenzioso sulla genuinità della firma e il giudice richieda di effettuare tale perizia). L’acquisizione dei dati grafometrici, in caso di acquisizione digitale della firma, è finalizzata quindi a rafforzare le garanzie di autenticità ed integrità dei documenti informatici sottoscritti elettronicamente, nell’interesse anche dei sottoscrittori (oltre che del notaio che li ha identificati o che ne deve autenticare la firma), permettendo di ridurre i rischi di frode e furto di identità.

Il rilascio dei dati grafometrici è facoltativo per le parti interessate e serve ad agevolare i processi di generazione, firma, conservazione e condivisione degli atti notarili formati con modalità informatiche. L’interessato, che non intenda rilasciare i suddetti dati, può comunque utilizzare in alternativa un dispositivo di firma digitale od elettronica qualificata, oppure chiedere che i documenti vengano redatti su supporto cartaceo. Laddove l’interessato preferisca avvalersi del sistema di firma grafometrica per la sottoscrizione del documento informatico, gli sarà richiesto dallo stesso sistema di rilasciare il consenso prima di apporre la firma.

I dati grafometrici acquisiti attraverso la firma elettronica apposta dall’interessato sul dispositivo saranno istantaneamente protetti con un sistema di cifratura e legati indissolubilmente al documento informatico cui si riferiscono, in modo da risultare irreversibili ed immodificabili (nessun dato grafometrico rimane memorizzato sul dispositivo od all’esterno del documento informatico sottoscritto).

La raccolta ed il trattamento dei dati grafometrici cifrati, inseriti nel documento informatico, sono effettuate dal notaio, in qualità di Titolare, con procedure informatizzate e modalità idonee ad assicurare la corretta gestione del sistema, nonché delle forme e procedure notarili e dei connessi adempimenti normativi.

I documenti informatici, contenenti i dati grafometrici cifrati, verranno conservati, per i tempi previsti dalla legge, esclusivamente presso il Sistema di Conservazione a Norma del Notariato italiano (SCNN), gestito per conto del Consiglio Nazionale del Notariato da Notartel S.p.A. (società informatica del medesimo Consiglio e della Cassa del Notariato). Ogni notaio è tenuto per legge ad avvalersi dell’SCNN per la conservazione dei relativi atti notarili e, a tal fine, ha designato Notartel quale responsabile del trattamento dei dati personali. Il sistema utilizzato dal notaio e l’SCNN sono protetti con elevate misure di sicurezza, nel rispetto dei requisiti previsti in materia di riservatezza dei dati e segretezza delle comunicazioni. I dati grafometrici cifrati potranno essere decifrati, solo su richiesta dell’Autorità giudiziaria nei casi previsti dalla legge (ad es., nell’ipotesi di querela di falso nei confronti dell’atto notarile), attraverso una specifica e complessa procedura (di c.d. “key escrow”) che prevede l’intervento di apposite figure del Consiglio Nazionale del Notariato (almeno due notai, diversi dal notaio che ha redatto l’atto, i quali custodiscono le credenziali riservate per accedere alle chiavi private che consentono di decifrare i dati grafometrici contenuti nel documento notarile conservato nel SCNN). Il personale operante presso il notaio e Notartel è stato comunque incaricato del trattamento per le operazioni loro affidate, pur rimanendo i dati grafometrici cifrati e quindi inaccessibili al di fuori della suddetta procedura.

Il notaio, quale titolare del trattamento non ha l'intenzione di trasferire i suoi dati personali a un paese terzo né adotta alcun processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione di cui all’art. 22, paragrafi 2 e 4 del Regolamento UE n. 2016/679..

La normativa sulla privacy garantisce agli interessati il diritto di accedere in ogni momento ai dati personali che li riguardano oltre al diritto alla loro portabilità. Allo stesso modo può essere richiesta la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del loro trattamento o è possibile opporsi per motivi legittimi ad un loro specifico trattamento e revocare il consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca.

Va precisato che l'atto notarile, come ogni altro analogo documento pubblico destinato a pubblici archivi, deve essere conservato inalterato nel tempo nel suo tenore originario, pertanto, i dati personali conferiti per l’incarico professionale non potranno essere cancellati ove siano stati riportati in registri o atti tenuti secondo la Legge Notarile (L. 89/1913 e s.m.i.), in quanto acquisiti:

* per l'adempimento di un obbligo legale che richieda il trattamento;

* nell'esercizio di pubblici poteri di cui è investito il titolare del trattamento;

* ai fini di archiviazione nel pubblico interesse;

* per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria. "

L’interessato ha inoltre il diritto di proporre reclamo all'autorità di controllo individuata dalla legge italiana.

Come anticipato, Titolare del trattamento dei Suoi dati è il notaio Manuela Magaglio. con studio in Milano, via Vincenzo Monti n.41, e studio secondario a Bollate, via 4 Novembre n.92,  al quale potrà indirizzare ogni richiesta.